Биологическое повреждение документов — Старение и сохранность архивных документов

Биологическое повреждение документов

Повреждение документов бактериями, микроскопическими грибами, насекомыми, грызунами относят к биологическим повреждениям. Они возникают в тех случаях, когда не соблюдается температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов, нет постоянного наблюдения за физическим состоянием документов, не проводятся своевременные и эффективные меры профилактики и борьбы с отрицательными биологическими влияниями.

На сегодняшний день известно около 400 видов грибов и насекомых, обитающих на архивных документах. Наибольший ущерб наносят микроскопические плесневые грибы. Они способны поражать документы на бумаге, кальке, тканях, дереве, коже, пергаменте, металле, а также воске сургучных печатях, кинофотодокументах. Поражение грибами имеет множество проявлений. Это разрастание колоний, загрязняющих поверхность налетами и спорами, проникновение нитей грибниц и плодотворных тел в волокна субстрата, выделение многих продуктов обмена, действующих самостоятельно как химические реагенты, или окрашивающие вещества. Грибы разрушают целлюлозу с помощью ферментов, превращая ее в живой субстрат для своей жизнедеятельности. Линник М.А., Прохоров В.П., Дмитриева М.Б. Биостойкость бумаги и подбор препарата с наночастицами серебра для ее защиты от плесневых поражений // Отечественные архивы. 2011. №4. С. 30-38.

При влажности воздуха свыше 70% происходит капиллярная конденсация влаги, которая создает почву для распространения грибов. При прорастании спор грибов капилляры бумаги служат грибницей, что вызывает, гидрофобизацию бумаги и изменение ее свойств, в частности гибкости, эластичности и пр. Споры грибов поражают и синтетические материалы, разрушают пластификаторы рабочего слоя и ацетил основу кинокинофотодокументов и отрицательно действуют на них образованными в процессе разрушения химическими продуктами — ферментами и кислотами. Биологические процессы при соответствующих температурно-влажностных условиях интенсивно протекают в белковой питательной среде — желатине. Вследствие жизнедеятельности грибов происходит деструкция — разрушение желатинового слоя многих цветных кинофотодокументов. Все это требует строго соблюдения технологических правил хранения документов.

По степени повреждения, которое наносят бумаге микроскопические грибы, бактерии их можно поделить на такие группы:

1. Наиболее вредные грибы, которые постоянно встречаются на бумаге, и др. носителях проникают в их волокна и приводят субстрат к состоянию дезинтеграции. Эти грибы при всем их биохимическом и физиологическом многообразии отличаются постоянностью видового состава. Они способны разрушать разные формы целлюлозы, белковых соединений.

2. Грибы, которые постоянно встречаются на бумаге и вызывают частичное нарушение ее текстуры. Видовой состав тоже отличается стабильностью. Некоторые из них при определенных условиях тоже способные значительно повреждать бумагу, но не в таких масштабах, как предыдущие. Они также могут действовать вместе с другими организмами, принимая активное участие в утилизации продуктов их метаболизма.

3. Грибы, которые усваивают специфические компоненты документов, что составляют незначительную их часть (воск, парафин, синтетические полимеры, лаки, краски и т.п.). Видовой состав их менее постоянен и может изменяться в зависимости от меры развития производства носителей. Эти грибы более специфические. Их отличает способность быстро размножаться при наличии примесей в волокнах.

4. Группа грибов, которая постоянно встречается на документах, хотя наносит им незначительный ущерб. Эти виды грибов распространены за счет большой энергии размножения и других причин (заражение воздуха и разных предметов, которые находятся в хранилище).

5. Отдельные случайные представители. В каждом хранилище могут быть выявлены многочисленные виды грибов, наличие которых зависит от разного рода местных условий.

Насекомые, равно как и грызуны, не являются специфическими вредителями и повреждают документы из-за отсутствия естественных для них источников питания (мука, зерно, пищевые продукты и т.п.). Важнейшими условиями профилактики и защиты от насекомых поэтому являются автономность архивного здания, удаленность и изоляция от различных продовольственных, общественно-бытовых, складских помещенной; устранение местных потенциальных источников биозаражения, перекрывание возможных путей попадания насекомых в здание хранилища.

Источниками постоянного или периодического появления насекомых и грызунов в архив считаются: поступившие старые, ветхие, пораженные документы; бытовая тара, оставленная после перевозок в здание (мешки, ящики и т.п.), старая древесина перекрытий здания, захламленные чердаки, подвали, помещения здания, близко расположенные к зданию кустарники и деревья и пр.

Насекомые, как правило, активны при температуре 10-40°C, поэтому условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность. Влажность также не является жестким ограничителем для насекомых, т.к, встречаются довольно влаголюбивые и влагостойкие виды. Поэтому климатический фактор, главным образом, регулирует их видовой состав. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документов на бумажной основе. — М.: Росархив ВНИИДАД, 2005. — 112 с.

В не отапливаемых помещениях, например, всегда преобладают жуки — притворяшки (90% от общей численности вредителей). Также для таких помещений характерны жуки-сркытники и сеноеды. А в отапливаемых помещениях чаще встречаются кожееды. Значительный ущерб документам в отапливаемых помещениях наносят жуки-точильщики.

Источник: http://studbooks.data/categ1_net/1352031/buhgalterskiy_uchet_i_audit/biologicheskoe_povrezhdenie_dokumentov

Заключение

архивный документ старение

После написания данной реферативной работы мы убедились в том, что к важнейшим задачам архивов относится обеспечение сохранности архивных документов, то есть предотвращение их старения. С этой целью устанавливаются определенные нормативные режимы и правила организации хранения документов для предотвращения потерь, вызванных неблагоприятными внешними воздействиями.

К числу физико-химических факторов влияния на архивные документы (на бумажной основе, с пленочными носителями и на электронные документы) относятся свет, температура и влажность помещения (микроклимат), а также пыль, и пр. загрязняющие вещества, электромагнитные поля, излучения. Среди биологических угроз отмечены бактерии, грибы, насекомые и грызуны — вредители.

Поэтому для нейтрализации этих влияний в архивах создаются специальные режимы — условия обеспечения сохранности и предотвращения старения документов. Режим хранения архивных документов заключается в: создании оптимального температурно-влажностного состояния архивных помещений (в среднем температура (17-19)°С, относительная влажность — (45+/-5%) благодаря их кондиционированию, вентиляции и отоплению, в защите документов от света в специальных шкафах, благодаря системе светозащитны, очистке воздуха, уничтожении бактерий (дезинфекции) и уничтожении насекомых (дезинсекции). По сути защиты архивных документов начинается с момента проектирования здания архива, которое должен быть удален от жилищно-бытовых и производственных объектов, в т. ч. пожароопасных и загрязняющих окружающую среду. Спроектированное архивное здание с его помещениями должно максимально способствовать изоляции и акклиматизации всех типов документов. Отдельно продумывается система освещения архивного хранилища, а также помещения для персонала и обработки документов.

Список использованной литературы

1. Егорова С.А. Современные угрозы архивным документам // Отечественные архивы. 2009. №6. С. 19-28.

2. Ларина В.Г. Обеспечение сохранности архивных документов в современном мире // Отечественные архивы. 2006. №4. С. 114-115.

3. Линник М.А., Прохоров В.П., Дмитриева М.Б. Биостойкость бумаги и подбор препарата с наночастицами серебра для ее защиты от плесневых поражений // Отечественные архивы. 2011. №4. С. 30-38.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.20%7 №19.

5. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документов на бумажной основе. — М.: Росархив ВНИИДАД, 2005. — 112 с.

6. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. — М.: Приор-издат, 2004. — 160 с.

7. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. Конспект лекций. — М.: Высшее образование, 2007. — 160 с.

8. Харченко О.А., Климова А.Ф., Купряшева Н.К. Плюсы и минусы организации электронного архива // Отечественные архивы. 2009. №6. С. 48-51.

Источник: http://studbooks.data/categ1_net/1352033/buhgalterskiy_uchet_i_audit/zaklyuchenie

Насекомые вредители архивных документов

1.2.3. Выявление документов с повреждениями носителя и текстов.

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив и в процессе их хранения.

При поступлении в архив, документы проверяются на предмет их технического и физико-химического состояния. Это делается для выявления поврежденных документов и оценки возможности их реставрации.

Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

— в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; ( см. п.1.2.2 ).

— при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, ( см. п. 1.2.5 ).

— при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Не допускается прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, включая электронные документы, поступивших в архив без предварительной проверки их физического и технического состояния.

Для своевременного выявления повреждений и предупреждения дальнейшего разрушения носителя и текста из-за увлажнения, поражения плесенью и т.д. не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов проводится при поступлении документов в архив.

Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.

Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище:

— размещают в помещении приема и временного хранения;

— освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.

При размещении документов в помещении приема и временного хранения сотрудник архива удаляет все посторонние предметы, находящиеся в делах, папках, коробках: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т .п

Для документов на бумажном носителе в ходе проверки определяется:

— физическое состояние бумажного носителя;

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе определяются:

— наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.);

— повреждения бумаги и текста;

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.

Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания.

Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Проверка физического и технического состояния электронных документов 1 заключается в оценке:

– физического и технического состояния носителей;

– технического состояния электронных документов.

В результате оценки физического и технического состояния электронных документов определяется:

– физическое состояние обособленных материальных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, разрушения футляра, расслоения, пузырения , изменения цвета, наличие царапин, проколов дисков CD, DVD, наличие и качество надписей на вкладышах и т.п.);

– наличие запыления и загрязнения поверхностей носителей;

– наличие влаги на поверхности носителей;

– наличие поражения биологическими вредителями (плесень, насекомые, грызуны и т.д.).

– соответствие характеристик носителя сведениям, содержащимся в описи электронных документов, дел;

– наличие в электронных документах вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов») путем проверки электронных документов специализированными антивирусными программами;

– наличие сбоев при считывании информации, с помощью специализированных программ, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и др.).

При оценке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех электронных документов на оборудовании архива в ходе приема документов на хранение в архив и с периодичностью один раз в 3 года.

Контроль технических параметров носителей электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

При обнаружении дефектов составляется а кт в пр оизвольной форме, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.

Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

Целевая проверка физического состояния архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

Увлажненные архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке. При массовом повреждении архивных документов принимаются меры по осушению/дезинфекции/дезинсекции архивохранилища, нормализации режима хранения.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в :

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

1 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2013.

Источник: http://archives.ru/documents/methodics/OAD/texts_m/1.2.3..html

Услуги архивов, делопроизводство

Хранение документов

Требования по хранению документов

Наверное, не каждый задумывается над тем, что для хранения бумаг нужно создавать специальные условия. Ведь бумага довольно хрупкий продукт, который может повредить высокая влажность, неправильная температура и разнообразные вредители грызуны и насекомые. Для лучшей сохранности в архивах используют современные стеллажи и коробы, расстояние между которыми позволяет свежему воздуху беспрепятственно циркулировать.

Температура поддерживаться на уровне 17-19˚, влажность воздуха приблизительно 50-55%. Также не допускается попадание прямых солнечных лучей, которые не желательны для бумаг. В помещениях используют специальные лампы. Чтоб избежать появления грибков, грызунов и насекомых в архивных помещениях должна регулярно проводиться влажная уборка, а раз в год для обработки поверхностей используют специальные химические средства.

Услуги архивов на Госзакупки www.МегаПортал.Москва

Архивная обработка деловых документов (экспертиза важности, научная и техническая обработка, опись документов, акт уничтожения, переплетение);

Хранение документации (сохранность вне офиса, управление деловыми бумагами, уничтожение, хранение архивных документов фирм, которые ликвидируются);

Услуги по цифровой обработке (сканирование, запись на электронные носители, индексация, электронные базы, хранение на серверах).

Документационное обеспечение, делопроизводство на Портале госзакупок

Документационное обеспечение или делопроизводство это – важная отрасль деятельности, которая обеспечивает качественную и бесперебойную работу с документами. От того насколько качественно такая работа налажена зависит эффективность работы любого предприятия. Запись информации может вестись на различных носителях: бумажных, цифровых. Документом считается зафиксированная любым способом информация с реквизитами для идентификации. Важно не забывать, чтоб зафиксированная информация имела юридическую силу, запись проводится строго по регламенту.

После создания документов делопроизводство подразумевает и организацию работы с ними, то есть хранение и использование в работе.

Компании на Портале поставщиков города Москвы

Портал поставщиков города Москвы

Оказываем услуги покупателям и поставщикам для совершения оферты.

Источник: http://www.xn--80aahh7abrhku.xn--80adxhks/uslugi-arhivov-deloproizvodstvo/

Факторы старения документов

Основными являются следующие факторы старения и разрушения документов: свет; температура; влажность воздуха помещений; биологические вредители материалов документов; резкие изменения режима хранения; состав материала документа; механические повреждения материала.
Свет — наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе- Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет, содержащий ультрафиолетовые лучи: прямой солнечный свет; солнечный свет, пришедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей; свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания. При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.
При воздействии света бумага желтеет, становится более хрупкой, текст выцветает, изображения (особенно цветные) теряют насыщенность, Единственно эффективной мерой предотвращения светового старения является хранение документов в темноте.
Температура влияет на скорость старения документов на любых носителях (бумажных, звуковых, фото- и видео- и т.д.). Повышение температуры заставляет быстрее протекать химические реакции, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и волы, агрессивных примесей воздуха).
Эффективной мерой продления долговечности документов является снижение температуры в хранилище. Документы хранят обычно при комнатной температуре (около 20°С). Однако снижение температуры хранения на каждый градус позволяет продлить срок жизни документов на 45-60 лет.
Относительная влажность воздуха в помещении хранилища имеет очень важное значение. Нормальным считается значение влажности воздуха 60 % (с амплитудой отклонений ±30 %). При повышении влажности бумага начинает «дышать», увеличивается возможность ее реакций с окружающей средой и повышается скорость старения. Значительное повышение влажности может привести к появлению грибков и насекомых. При сухости воздуха документы становятся хрупкими, легко повреждаются. Поддержание необходимого климата в хранилище является важной мерой обеспечения сохранности документов. Однако это не всегда выполнимо из-за климата местности, где находится архив, и времени года.

Основными биологическими вредителями документов являются плесневые грибы и насекомые. Плесневые грибы начинают заводиться при температуре 10—40°С и относительной влажности более 65—70 %. Грибы повреждают материал как механически (прорастая и разрывая его волокна), так и химически (взаимодействуя с целлюлозой и клеем). Средство защиты от возникновения плесневых грибов и снижения их роста — соблюдение влажностного режима хранения (30-60 %) и регулярная вентиляция помещений.
Основными видами насекомых, которые заводятся в архивных хранилищах, являются жуки-скрытники и сеноеды, жуки-притворяшки, кожееды и жуки-точильщики. Различные виды питаются разными частями книг — растительным и животным клеем, кожей к картоном переплетов, бумагой и спорами плесневых грибов. Однако насекомые заводятся в архивах и начинают повреждать документы только в случае отсутствия естественных для них источников питания (зерно, пищевые продукты). Климат хранилищ (температура и влажность) не оказывает сильного влияния на их численность, ограничивая только виды насекомых в данном помещении.
Эффективными средствами защиты от насекомых являются изоляция хранилищ, автЬномность архивных зданий, своевременное удаление тары из здания (мешков, ящиков), проверка вновь поступивших документов, проветривание и уборка помещений (уборка рабочих мест) и т.п.
Резкие изменения условий хранения пагубно влияют на долговечность документов. Под изменениями режимов хранения подразумевают несколько факторов. Во-первых, это климатические изменения среды (резкие колебания температуры и влажности в архивах), зависящие от погодных условий. Колебания климата главным образом влияют на клеи, их прочность и упругость. Во-вторых — нарушение режима стационарного хранения (частое использование, перемещение документов, переезд в другое хранилище). В третьих, это возникновение аварийных ситуаций (отключение отопления, аварии с водоснабжением, вентиляцией и т.п.).
Свойства материалов документов определяется свойствами бумаги и средств письма. Различный состав бумаги определяет ее долговечность, устойчивость к свету и климатическому режиму хранения, а также к воздействию плесневых грибков. Старинная тряпичная бума-

га (хлопковая или льняная) имеет большую долговечность, чем бумага из древесной целлюлозы, А целлюлозная дольше старится, чем бумага из древесной массы (например, газетная бумага). Кроме того, на долговечность бумаги оказывает большое влияние ее кислотность. Повышение кислотности снижает ее срок жизни, щелочная бумага с добавлением мела (так называемая мелованная) старится медленнее. Механические повреждения документов возникают при их многократной выдаче для работы, а также из-за несоблюдения правил хра- нения и работы с документами, К мерам снижения износа и повреждения документов относят: формирование дел не больше положенного объема (250 листов), хранение дел в связках с картонными ограничителями, горизонтальное хранение документов в мягком переплете.

Источник: http://economy-ru.com/dokumentovedenie-deloproizvodstvo_1100/faktoryi-stareniya-dokumentov-64810.html

Ссылка на основную публикацию

Добавить комментарий